پس از تعیین صورت جلسه و امضای مالک یا مالکین و پرداخت هزینه تفکیک، صورت جلسه به دفتر اسناد رسمی ارجاع می شود.

طرفین با حضور در دفتر اسناد رسمی و امضا سند و انتقال قطعی آن مجددا به اداره ثبت ارجاع می شود تا سند سابق ابطال و سند جدید مطابق با توافق و شرایط جدید صادر شود.

تفکیک و افراز

افراز نیز به معنای جدا کردن و تقسیم کردن است. در نگاه اول به نظر می آید افراز و تفکیک یک کاربرد دارد و تفاوتی بین آن ها نیست اما درست است که آثاری شبیه به هم دارند اما در مواردی با هم تفاوت دارند.

برای مثال افراز حتما می بایست بین دو شریک در یک ملک مشاعی صورت گیرد و همچنین بعد از افراز حالت مشاعی از بین می رود. افراز برخلاف تفکیک از طریق دادگاه محل وقوع ملک نیز قابل انجام است.

 ابطال صورت جلسه تفکیکی

مطابق با قانون ثبت، چنانچه در اثر بی‌دقتی و اشتباه نویسنده در سند مالکیت و… اشتباهی رخ داده باشد، همچنین چنانچه ثبت دفتر املاک یا سند مالکیت، دارای مغایرت و مخالفت با سند رسمی باشد، چنانچه ثبت دفتر املاک یا سند مالکیت، دارای مغایرت و مخالف با حکم نهایی دادگاه باشد، و چنانچه اشتباهاتی در عملیات تفکیکی رخ داده و در دفتر املاک نیز وارد شود، در همه موارد اشاره شده، اصلاح یا ابطال سند مالکیت در صلاحیت هیأت نظارت خواهد بود.

هیات نظارت مطابق با قانون ثبت اسناد و املاک برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک تشکیل می شود و از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او، و به همراه دو نفر از قضات دادگاه تشکیل می شود.

منظور از عملیات تفکیکی همان صورت جلسه ای است که شامل مساحت ملک، نقشه، وضعیت ملک و املاک مجاور و… که به آن اشاره کردیم است. همچنین این مورد شامل مواردی که ملک به صورت مشاعی واقع شده است و یکی از شرکا نسبت به تقسیم و تفکیک صورت گرفته معترض می باشد هم شامل می شود.

لازم به ذکر است اگر هنوز تقسیم ثبت نشده باشد رسیدگی به اختلاف و اشتباه قابل رسیدگی در اداره ثبتی که ملک در آن حوزه واقع است خواهد بود و دیگر نیازی به ارجاع موضوع به هیات نظارت نخواهد بود.